Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

TOPTEC Hierl
Andreas Hierl
Richard-Wagner-Str. 15
82538 Geretsried
Telefon: +49 8171 4886489
E-Mail: info@toptec-hierl.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist für unser Unternehmen gesetzlich nicht vorgeschrieben. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an die oben genannte Adresse.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für eine funktionsfähige Website, die Beantwortung Ihrer Anfragen und die Durchführung unserer Aufträge erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen, z. B. Angebotserstellung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung, z. B. steuerliche Aufbewahrung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen). Das Speichern oder Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät erfolgt nach § 25 Abs. 1 TDDDG nur mit Ihrer Einwilligung, soweit es nicht nach § 25 Abs. 2 TDDDG technisch unbedingt erforderlich ist.

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (in der Regel 6 Jahre für Geschäftsbriefe und 10 Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege).

3. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website, unsere E-Mail-Postfächer und unser Automatisierungsserver (siehe Abschnitt 7) werden bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland, betrieben. Mit IONOS besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst der Server automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Seite, zuvor besuchte Seite (Referrer), Browsertyp und Betriebssystem. Diese Daten benötigen wir, um die Website sicher und stabil zu betreiben und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht.

4. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte nutzt unsere Website eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Sie erkennen eine verschlüsselte Verbindung an „https://“ in der Adresszeile und am Schloss-Symbol Ihres Browsers. Daten, die Sie an uns übermitteln, können dadurch von Dritten nicht mitgelesen werden.

5. Cookies und Einwilligungsverwaltung (Complianz)

Unsere Website verwendet Cookies. Technisch notwendige Cookies setzen wir auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Alle übrigen Cookies und vergleichbaren Technologien, etwa für Statistik und Werbung, setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung ein (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Zur Verwaltung Ihrer Einwilligung nutzen wir das WordPress-Plugin „Complianz“. Es speichert Ihre Auswahl in einem Cookie auf Ihrem Gerät; die Daten verbleiben auf unserem Server und werden nicht an den Hersteller des Plugins übertragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweis der Einwilligung). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen am Seitenende ändern oder widerrufen. Einzelheiten finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

6. Kontaktaufnahme

Kontaktformular: Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Anrede, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Angaben zu Ihrem Vorhaben und Ihre Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und Ihnen ein Angebot zu erstellen. Das Formular wird mit dem WordPress-Plugin „SureForms“ auf unserem eigenen Webserver betrieben. Die Weiterleitung in unser Kundenverwaltungssystem ist in den Abschnitten 7 und 8 beschrieben.

E-Mail und Telefon: Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Zur Verarbeitung eingehender E-Mails siehe Abschnitt 11.

WhatsApp: siehe Abschnitt 10.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage mit einem Auftrag oder Angebot zusammenhängt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Wir löschen Ihre Anfrage, sobald sie erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

7. Automatisierte Bearbeitung mit n8n

Damit wir Anfragen schnell und vollständig bearbeiten können, nutzen wir die Automatisierungssoftware „n8n“. n8n wird von uns selbst auf einem eigenen Server bei der IONOS SE in Deutschland betrieben (siehe Abschnitt 3); Daten werden dabei nicht an den Hersteller von n8n übermittelt.

n8n übernimmt Anfragen aus unserem Kontaktformular in unser Kundenverwaltungssystem HERO (siehe unten), ruft E-Mails aus unserem Postfach ab (Abschnitt 11) und verarbeitet WhatsApp-Nachrichten an unsere Geschäftsnummer (Abschnitt 10). Dabei werden die Daten verarbeitet, die Sie uns selbst mitteilen: Name, Kontaktdaten, Inhalt Ihrer Nachricht sowie gegebenenfalls mitgesendete Fotos und Dateien.

Kundenverwaltung (HERO): Für Angebote, Aufträge und Rechnungen nutzen wir die Handwerkersoftware HERO der HERO Software GmbH, Eichenbrink 5a, 30453 Hannover, Deutschland. Die Daten werden in Rechenzentren in Deutschland gespeichert. Mit HERO besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage, Angebotserstellung und Auftragsabwicklung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Bearbeitung).

8. Datenverarbeitung durch Automatisierungsdienste (Make)

Wir nutzen für die Weiterverarbeitung und Strukturierung der Anfragen aus unserem Kontaktformular den Automatisierungsdienst "Make" (ehemals Integromat), betrieben von der Celonis SE, Muffatwerk, Zellstraße 8, 81667 München, Deutschland (bzw. Make Europe s.r.o., Prag, Tschechische Republik).

Wenn Sie ein Formular auf unserer Website absenden, werden die von Ihnen eingegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Konfigurationsdaten und Anmerkungen) über eine sichere Verbindung (Webhook) an die Server von Make weitergeleitet. Dort werden die Daten automatisiert verarbeitet, um sie beispielsweise intern per E-Mail an uns weiterzuleiten oder in unserem Kundenverwaltungssystem (CRM) zu erfassen.

Rechtsgrundlage: Die Weiterleitung und Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie mit dem Absenden des Formulars erteilen, sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (z. B. bei der Erstellung eines Angebots für eine Wallbox- oder Systemkonfiguration).

Speicherdauer: Die Daten werden auf den Servern von Make nur so lange verarbeitet, wie es für die Durchführung des automatisierten Prozesses notwendig ist. Anschließend werden sie gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die finale Speicherung und Verarbeitung der Daten erfolgt in unseren eigenen Systemen.

Auftragsverarbeitung: Wir haben mit dem Anbieter von Make einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung (Data Processing Addendum, DPA) nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Dieser verpflichtet den Dienstleister, die Daten unserer Website-Besucher streng nach unseren Weisungen zu verarbeiten und die hohen europäischen Datenschutzstandards einzuhalten. Die Datenverarbeitung findet auf Servern innerhalb der Europäischen Union statt.

9. Einsatz künstlicher Intelligenz (Google Gemini)

Für einzelne Schritte der Bearbeitung von WhatsApp-Nachrichten und E-Mails nutzen wir das KI-Modell „Gemini“ über die kostenpflichtige Gemini API von Google. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; die Verarbeitung kann auch durch die Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, erfolgen.

Zweck: Die KI ordnet eingehende Nachrichten ein (z. B. Photovoltaik, Wallbox, Störung), fasst Inhalte zusammen, erkennt fehlende Angaben, erstellt Antwortentwürfe für E-Mails und beantwortet WhatsApp-Nachrichten (siehe Abschnitt 10).

Verarbeitete Daten: Inhalt Ihrer Nachricht sowie Name und Kontaktdaten, soweit sie in der Nachricht enthalten sind. Bitte senden Sie uns über E-Mail oder WhatsApp keine besonders sensiblen Daten, etwa Gesundheitsdaten oder Bankverbindungen.

Keine automatisierte Entscheidung: Die KI trifft keine Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Angebote, Preise, Aufträge und Termine legen wir persönlich fest. Antworten auf E-Mails werden von uns geprüft, bevor sie versendet werden.

Kein Training, Auftragsverarbeitung: Bei der kostenpflichtigen Gemini API verwendet Google Ihre Daten nach seinen Vertragsbedingungen nicht zur Verbesserung oder zum Training seiner Produkte. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Data Processing Addendum von Google als Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Google speichert Anfragen und Antworten für einen begrenzten Zeitraum ausschließlich zur Erkennung von Missbrauch und zur Erfüllung rechtlicher Pflichten.

Übermittlung in die USA: Die Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Eine Übermittlung erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission vom 10.07.2023 (Art. 45 DSGVO); ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einer schnellen und strukturierten Bearbeitung). Sie können der Verarbeitung durch die KI jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt 16); wir bearbeiten Ihre Anfrage dann ohne KI.

10. WhatsApp Business

Sie können uns über WhatsApp kontaktieren. Wir nutzen dafür die WhatsApp Business Plattform (Cloud API) der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Ihre Nachrichten werden über Server von Meta übertragen und über eine Schnittstelle in unser System n8n (Abschnitt 7) übernommen.

Automatische Antworten durch KI: Nachrichten, die Sie uns über WhatsApp senden, werden von einer KI (Google Gemini, Abschnitt 9) gelesen und automatisch beantwortet, zum Beispiel um Rückfragen zu Ihrem Vorhaben zu stellen oder Ihre Anfrage aufzunehmen. Sie erkennen dies an einem Hinweis im Chat. Wenn Sie lieber mit einem Menschen sprechen möchten, schreiben Sie dies einfach in den Chat oder rufen Sie uns an – wir melden uns dann persönlich.

Dabei verarbeiten wir Ihre Telefonnummer, Ihren WhatsApp-Profilnamen, Inhalt und Zeitpunkt Ihrer Nachrichten sowie mitgesendete Fotos und Dateien. Meta verarbeitet diese Daten für uns als Auftragsverarbeiter nach den WhatsApp Business-Bedingungen zur Datenverarbeitung. Darüber hinaus verarbeitet Meta als eigener Verantwortlicher Metadaten (z. B. wann und mit wem Sie kommunizieren); darauf haben wir keinen Einfluss. Eine Übermittlung in die USA ist möglich; die Meta Platforms, Inc. ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig; Sie erreichen uns auch per Telefon, E-Mail oder Kontaktformular. Chatverläufe löschen wir, sobald Ihr Anliegen erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen. Datenschutzhinweise von WhatsApp: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

11. Verarbeitung eingehender E-Mails

E-Mails an uns werden auf Servern der IONOS SE empfangen (Abschnitt 3). Unser System n8n (Abschnitt 7) ruft eingehende E-Mails aus unserem Postfach ab, ordnet sie zu und erstellt mit Hilfe von Google Gemini (Abschnitt 9) Zusammenfassungen und Antwortentwürfe. Jede Antwort wird von uns geprüft, bevor sie versendet wird. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

12. Google Site Kit und Google Ads

Wir nutzen das WordPress-Plugin „Site Kit by Google“ zur Einbindung von Google-Diensten. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Google Ads Conversion-Tracking: Mit Ihrer Einwilligung messen wir, ob Besucher nach dem Klick auf eine unserer Google-Anzeigen eine Anfrage stellen. Dazu setzt Google ein Cookie und erhält Ihre IP-Adresse sowie Informationen über Ihre Nutzung unserer Website. Ohne Ihre Einwilligung wird das Skript nicht geladen; über den Google Consent Mode wird dann lediglich Ihr Einwilligungsstatus berücksichtigt.

„Mit Google anmelden“: Site Kit bindet auf unserer Website eine Anmeldefunktion von Google ein. Dabei wird beim Seitenaufruf ein Skript von Google-Servern (accounts.google.com) geladen und Ihre IP-Adresse an Google übermittelt.

Rechtsgrundlage für das Conversion-Tracking ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen können. Eine Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

13. Google Fonts

Unsere Website nutzt die Schriftart „Open Sans“ von Google Fonts. Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser die Schriftart von Servern der Google Ireland Limited; dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (einheitliche Darstellung unserer Website). Weitere Informationen: https://developers.google.com/fonts/faq/privacy

14. Google-Bewertungen (Trustindex)

Wir zeigen auf unserer Website Bewertungen unserer Kunden aus Google an. Dafür nutzen wir das Plugin „Trustindex“ der Trustindex Kft., Ungarn. Beim Anzeigen der Bewertungen werden Bilder und Dateien teilweise von Servern von Trustindex geladen; dabei wird Ihre IP-Adresse an Trustindex übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Darstellung echter Kundenbewertungen).

15. PV-Rechner: Adresssuche und Gebäudegrundriss (OpenStreetMap)

Auf unserer Seite „PV-Rechner“ können Sie den Ertrag einer Photovoltaikanlage für Ihr Haus abschätzen. Die Berechnung findet vollständig in Ihrem Browser statt. Ihre Angaben zu Verbrauch, Anlagengröße, Speicher, E-Auto, Wärmepumpe und Stromtarif werden nicht an uns oder an Dritte übertragen und von uns nicht gespeichert.

Optional können Sie die Adresse Ihres Hauses eingeben. Erst wenn Sie auf „Standort suchen“ klicken, ruft Ihr Browser dafür zwei externe Dienste auf:

Adresssuche (Nominatim): Ihr Browser übermittelt die eingegebene Adresse an den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich. Der Dienst gibt die Koordinaten der Adresse zurück. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO. Weitere Informationen: https://osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy

Gebäudegrundriss (Overpass API): Mit den ermittelten Koordinaten fragt Ihr Browser den Umriss des Gebäudes ab, um eine Dachausrichtung vorzuschlagen. Die Anfrage geht an die Overpass API des FOSSGIS e.V., Deutschland (overpass-api.de). Ist dieser Server nicht erreichbar, wird die Anfrage an den Overpass-Server der Kumi Systems e.U., Österreich (overpass.kumi.systems) gerichtet. Übermittelt werden dabei nur die Koordinaten, nicht die Adresse. Weitere Informationen: https://www.fossgis.de/datenschutzerklärung/

Bei beiden Aufrufen erhalten die Betreiber technisch bedingt auch Ihre IP-Adresse, Angaben zu Ihrem Browser sowie Datum und Uhrzeit der Anfrage. Auf die Verarbeitung dieser Daten durch die Betreiber haben wir keinen Einfluss. Wir selbst erhalten und speichern Ihre Adresse nicht.

Rechtsgrundlage: Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie durch den Klick auf „Standort suchen“ erteilen, nachdem wir Sie direkt im Rechner darauf hingewiesen haben. Sie können den Rechner ohne Adresse nutzen; er rechnet dann mit Standortdaten für Geretsried. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Adresssuche nicht erneut verwenden.

Kartendaten: © OpenStreetMap-Mitwirkende, verfügbar unter der Open Database License (ODbL).

16. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten: Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO: Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Gegen die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Für alle Anliegen genügt eine formlose Nachricht an info@toptec-hierl.de.

Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, https://www.lda.bayern.de.

17. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Stand: November 2026. Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitung oder die Rechtslage ändert.